Stadgar – Jazz i Nyköping

Stadgar/regler för Jazz i Nyköping beslutade 2020-11-02

Föreningen heter Jazz i Nyköping och finns i Nyköpings kommun.

Syftet – Meningen med föreningen
Jazz i Nyköping är en ideell förening som finns till för att alla i Nyköping och Oxelösund som vill ska kunna arrangera och uppleva jazz och blues i olika former. Det kan vara musikaliska upplevelser, dans, eget skapande, kurser eller annat som känns inspirerande och roligt. Föreningens arrangemang är drogfria.

Medlem
Alla som vill vara en del av att skapa positiva upplevelser i samband med föreningens arrangemang är välkomna som medlemmar. Medlemskapet gäller per kalenderår och medlemsavgiften bestäms på föreningens årsmöte.

Medlemmarna bestämmer i föreningen

Medlemmarna styr föreningen genom att ge förslag på verksamhet och att rösta på årsmöten och extra årsmöten. Mellan årsmöten är det den styrelse som medlemmarna valt som fattar beslut utifrån det som bestämts på årsmötet.

Föreningens verksamhetsår är 1 januari -31 december.

Uteslutning av medlem
Om en medlem skadar föreningen kan styrelsen bestämma att medlemmen ska bli av med sitt medlemskap och uteslutas ur föreningen. När det händer ska det även tas upp på kommande årsmöte där även den uteslutna medlemmen kan närvara och rösta i just den frågan.

Styrelsen kan ändra beslut om uteslutning och avstängning så länge årsmötet inte fattat beslut om det. Om årsmötet beslutat om uteslutning är det årsmötet som måste ändra den.

Årsmötet
Årsmöte ska hållas så snart som möjligt efter årsskiftet men senast 31 mars.

För att årsmötet ska vara giltigt ska alla medlemmar bjudas in till det senast fyra veckor innan. I inbjudan ska det stå vad som kommer tas upp under årsmötet så att medlemmarna har tid att förbereda sig om det behövs. Om alla medlemmar i föreningen godkänner det kan mötet vara giltigt även om inbjudan kommit senare än fyra veckor innan mötet.

Medlemmarna ska två veckor innan årsmötet kunna ha tillgång till all information om vad som gjorts i föreningen året innan, hur föreningens pengar har använts och om revisorerna som har granskat styrelsens arbete, tycker att allt verkar ha skötts ordentligt. Dessutom ska medlemmarna få tillgång till den plan för året som styrelsen tagit fram för kommande år så att de kan tycka och komma med egna förslag.

Om det är förslag som kommer påverka föreningens ekonomi eller verksamhet så ska styrelsen få förslaget två veckor innan årsmötet för att kunna göra de förberedelser som behövs för eventuella förändringar i planerna och berätta för årsmötet vad de tycker om förslaget.

Vid årsmötet ska det här tas upp:

Mötets öppnande och fastställande av röstlängd dvs vilka som har rätt att rösta/fatta beslut på årsmötet
Beslut om mötets giltighet dvs att medlemmar bjudits in enligt det som står i stadgarna
Val av mötesordförande
Val av mötessekreterare
Val av minst en justerare som ska granska protokollet efter mötet
Godkännande av dagordning och eventuella tillägg av övriga frågor.
Styrelsens redovisning av förra årets verksamhet
Styrelsens redovisning av förra årets ekonomi
Revisorns redovisning av sin granskning av styrelsens arbete förra året
Beslut om ansvarsfrihet för förra årets styrelse
Förslag från styrelse och medlemmar
Beslut om årets verksamhetsplan
Beslut om årets budget
Beslut om årets medlemsavgift
Val av styrelse
Val av revisor
Val av valberedning
Övriga frågor (som föreslagits under punkt 6 och inte handlar om frågor och beslut som har stor påverkan på föreningens ekonomi eller verksamhet eftersom frågan då måste ha skickats ut tillsammans med kallelsen/inbjudan till årsmötet för att kunna tas upp och beslutas om.)
Mötets avslutande

Alla medlemmar som är på årsmötet har en röst var. Beslut på årsmöte/extra årsmöte fattas med bifallsrop (acklamation) eller om någon vill så efter omröstning (votering).

Extra årsmöte
Kan hållas när styrelsen eller revisorn finner att det är nödvändigt eller när minst 1/2 av medlemmarna vill ha det. När önskan om extra årsmöte läggs fram ska det anges vilket eller vilka ärenden som medlemmarna vill att mötet ska ta upp. På extra årsmöte får man bara ta upp de ärenden som finns med i inbjudan till mötet.

Styrelsen
Styrelsen väljs på årsmötet och består av en ordförande och minst fyra ledamöter. Ordförande väljs på ett år och de andra ledamöterna väljs på två år på ett sätt som gör att valperioderna överlappar varandra. Styrelsen bestämmer själv vem som ska vara kassör dvs ansvarig för den ekonomiska redovisningen och vem som ska vara sekreterare och bland annat skriva ner vad som beslutas på möten.
Styrelsen har ansvar för föreningens pengar, verksamhet, medlemsförteckning, årsmöte och för att det som bestäms på årsmötet blir gjort.
Styrelsen bestämmer vilka i styrelsen som är firmatecknare och har rätt att skriva avtal i föreningens namn.

Revisor/revisorer
Föreningen ska ha minst en revisor som granskar styrelsens arbete och redovisar det för nästa årsmöte. En revisor kan inte sitta i styrelsen och måste inte vara medlem i föreningen.

Valberedning
Föreningen bör ha minst en valberedare som ska föreslå personer till personvalen på årsmötet. Om årsmötet inte väljer en valberedning får styrelsen ansvar för att ta fram ett förslag till personvalen.

Ändring av stadgar/regler för föreningen
För att ändra stadgarna krävs beslut av ett årsmöte eller ett extra årsmöte och att minst 2/3 av de närvarande röstberättigade röstar för det. Förslag till ändring av stadgarna ska göras skriftligt av medlem eller styrelsen.

Att lägga ner föreningen
För att avsluta/lägga ner föreningen krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet röster. Om föreningen läggs ned, ska alla föreningens skulder betalas och konton avslutas. Årsmötet ska även besluta vad som ska hända med eventuella pengar och annat som föreningen äger.